7 Passos para Criar um Modelo de Ficha de EPI Digital

A ficha de EPI (Equipamento de Proteção Individual) é essencial para garantir o controle e o monitoramento do uso de dispositivos de segurança pelos colaboradores de uma empresa. Com a digitalização de processos, é possível modernizar esse documento, tornando-o mais ágil, organizado e em conformidade com a legislação vigente, como a NR 6.

O que é uma ficha de EPI?

A ficha de EPI é um documento que registra a entrega, devolução e controle de equipamentos de proteção individual fornecidos aos colaboradores. Ela é obrigatória e serve como evidência de que a empresa forneceu os equipamentos adequados para a proteção contra riscos ocupacionais.

Por meio desse registro, a empresa:

• Garante conformidade com a NR 6;
• Evita multas e problemas legais;
• Monitora a qualidade e o uso dos EPIs;
• Preserva a segurança e a saúde dos trabalhadores.

A digitalização desse processo elimina os erros e a lentidão associados aos registros manuais, aumentando a eficiência e a segurança operacional.

7 Passos para Criar um Modelo de Ficha de EPI Digital

1. Crie uma Categoria de Produtos

Organize os EPIs da empresa em categorias dentro de um banco de dados. Liste cada equipamento com descrição detalhada e vincule um código de barras para facilitar a identificação e o controle. Isso assegura maior clareza e objetividade no gerenciamento.

2. Utilize Recursos Visuais nos Checklists

Adicione imagens aos checklists para facilitar a inspeção e o controle dos equipamentos. Gestores e auditores podem usar essas imagens para identificar falhas ou itens que necessitam de substituição. Esse recurso é especialmente útil em inspeções de EPIs complexos ou pouco conhecidos.

3. Agende os Checklists

Configure um cronograma de inspeções e controle das fichas de EPI. Compartilhe os agendamentos com a equipe via e-mail ou plataformas como Outlook e Gmail, garantindo que todos estejam alinhados e os prazos sejam cumpridos.

4. Realize Pesquisas de Satisfação Interna

A opinião dos colaboradores é crucial para garantir que os EPIs fornecidos atendam às necessidades do trabalho. Use o sistema para criar questionários digitais, que podem ser acessados por link ou QR Code, e colete feedbacks sobre conforto, eficiência e manutenção dos dispositivos.

5. Monitore o Índice de Comportamento Seguro (ICS)

Implemente um indicador de desempenho para acompanhar a adoção de boas práticas no uso dos EPIs. O ICS auxilia na análise de comportamentos, possibilitando a criação de históricos comparativos e na tomada de decisões baseadas em dados.

6. Crie Planos de Ação Personalizados

Desenvolva planos de ação personalizados para resolver não conformidades detectadas nos checklists de EPI. Use ferramentas como o método 5W2H para estruturar soluções rápidas e eficazes, garantindo maior assertividade na gestão.

7. Gere Relatórios Gerenciais

Acompanhe os indicadores de segurança do trabalho com relatórios dinâmicos e detalhados. Com os dados importados automaticamente do sistema, é possível monitorar a periodicidade das fichas, a quantidade de EPIs utilizados e o desempenho da gestão de forma visual e acessível.

Por que Adotar um Modelo Digital de Ficha de EPI?

A digitalização de fichas de EPI traz benefícios como:

• Conformidade Legal: Garante registros precisos para auditorias e fiscalizações.
• Eficiência Operacional: Reduz erros e o tempo gasto com preenchimentos manuais.
• Sustentabilidade: Elimina o uso excessivo de papel, contribuindo para boas práticas ambientais.
• Otimização de Recursos: Facilita o controle de estoque e a gestão de compras.

Além disso, uma gestão eficiente previne multas e reduz o risco de ações judiciais por falta de EPIs ou documentação inadequada. Empresas que investem em soluções modernas para controle de segurança do trabalho aumentam sua competitividade no mercado.

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